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Code ID : 199
Nous sommes
présentement à la recherche d’un(e) AGENT(E) DE SECRÉTARIAT pour
rejoindre l’équipe de notre organisation cliente à Québec.
Voici
les RESPONSABILITÉS que vous aurez :
Accomplir
diverses tâches de secrétariat requises par le directeur et le personnel de la
direction :
·
Assurer le suivi des demandes acheminées
par le système de Suivi des dossiers ministériels (SDM)
·
Assurer le suivi des listes de sinistrés
fournies par les municipalités et faire la distribution aux
analystes
·
Vérifier la conformité linguistique de
plusieurs documents provenant du directeur
·
Assurer la qualité (présentation) des
documents présentés en fonction des normes établies
·
Produire, concevoir et mettre à jour des
notes, des lettres, des procédures ou de tout autre type de
document
·
Préparer les documents nécessaires aux
réunions
·
Procéder à la rédaction et au suivi des
comptes rendus de réunions d’équipe.
Accomplir
diverses tâches de soutien administratif :
·
Effectuer le classement et faire des
photocopies de divers documents
·
Effectuer l’archivage des dossiers
électronique ou papier
·
Inventorier les documents de référence du
service (note, procédures, comptes rendus de réunion,
etc.)
·
Distribuer les télécopies reçues au
personnel
·
Assurer le suivi des grilles de prises de
rendez-vous et prendre les rendez-vous.
Participer à
la préparation du déploiement du personnel à la suite d’un sinistre
:
·
Préparer les documents et le matériel
nécessaires au déploiement du personnel de la direction
·
Apporter le soutien requis au personnel
lors de la tenue de séances d’information publiques et lors des rencontres
individuelles avec des sinistrés (installer le matériel dans la salle,
accueillir les sinistrés, prendre des rendez-vous, rédiger des comptes rendus,
photocopier des documents, etc.)
·
Préparer les documents à transmettre pour
l’émission de chèques
·
Assurer le suivi des chèques
émis
·
Assurer le suivi des demandes
d’expertise
· Classer des documents.
·
Au besoin, remplacer les autres
secrétaires de la direction et le réceptionniste de la direction générale
adjointe.
Voici
les APTITUDES qu’ils recherchent :
·
Détenir un diplôme d’études collégiales
(DEC) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat. Une
expérience de trois années (36 mois) à temps complet (minimum 35 heures par
semaine) en secrétariat peut compenser l’absence de
diplôme
·
Maîtriser Microsoft Office
suite
·
Détenir de bonnes capacités
rédactionnelles en français
·
Avoir un grand souci du détail et faire
preuve de rigueur
·
Solides habiletés organisationnelles et
capacité à travailler sur plusieurs dossiers de façon
simultanée
·
Maîtrise de l’anglais est un
atout.
Voici
ce qu’ils OFFRENT :
·
Salaire maximum : de 22,00$ à 24,00$
/ heure
·
Temps plein
·
35 heures / semaine
Postulez dès
aujourd’hui!
Date de parution | 2021-02-21 |
Salaire offert | À discuter |
Type de contrat | Permanent |
Lieu | Capitale-Nationale , Québec |
Fonction | Secrétaire |
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