Agent(e) de secrétariat – Québec

Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) AGENT(E) DE SECRÉTARIAT pour rejoindre l’équipe de notre organisation cliente à Québec.

Début de l'emploi : Début mars 2021

Voici les RESPONSABILITÉS que vous aurez :

Accomplir diverses tâches de secrétariat requises par le directeur et le personnel de la direction :

·       Assurer le suivi des demandes acheminées par le système de Suivi des dossiers ministériels (SDM)

·       Assurer le suivi des listes de sinistrés fournies par les municipalités et faire la distribution aux analystes

·       Vérifier la conformité linguistique de plusieurs documents provenant du directeur

·       Assurer la qualité (présentation) des documents présentés en fonction des normes établies

·       Produire, concevoir et mettre à jour des notes, des lettres, des procédures ou de tout autre type de document

·       Préparer les documents nécessaires aux réunions

·       Procéder à la rédaction et au suivi des comptes rendus de réunions d’équipe.

Accomplir diverses tâches de soutien administratif :

·       Effectuer le classement et faire des photocopies de divers documents

·       Effectuer l’archivage des dossiers électronique ou papier

·       Inventorier les documents de référence du service (note, procédures, comptes rendus de réunion, etc.)

·       Distribuer les télécopies reçues au personnel

·       Assurer le suivi des grilles de prises de rendez-vous et prendre les rendez-vous.

Participer à la préparation du déploiement du personnel à la suite d’un sinistre :

·       Préparer les documents et le matériel nécessaires au déploiement du personnel de la direction

·       Apporter le soutien requis au personnel lors de la tenue de séances d’information publiques et lors des rencontres individuelles avec des sinistrés (installer le matériel dans la salle, accueillir les sinistrés, prendre des rendez-vous, rédiger des comptes rendus, photocopier des documents, etc.)

·       Préparer les documents à transmettre pour l’émission de chèques

·       Assurer le suivi des chèques émis

·       Assurer le suivi des demandes d’expertise

·       Classer des documents.

·       Au besoin, remplacer les autres secrétaires de la direction et le réceptionniste de la direction générale adjointe.

Voici les APTITUDES qu’ils recherchent :

·       Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat. Une expérience de trois années (36 mois) à temps complet (minimum 35 heures par semaine) en secrétariat peut compenser l’absence de diplôme

·       Maîtriser Microsoft Office suite

·       Détenir de bonnes capacités rédactionnelles en français

·       Avoir un grand souci du détail et faire preuve de rigueur

·       Solides habiletés organisationnelles et capacité à travailler sur plusieurs dossiers de façon simultanée

·       Maîtrise de l’anglais est un atout.

Voici ce qu’ils OFFRENT :

·       Salaire maximum : de 22,00$ à 24,00$ / heure

·       Temps plein

·       35 heures / semaine

Postulez dès aujourd’hui!

• FONCTION

• Secrétaire