Adjoint(e) de direction – Sherbrooke

Nous sommes présentement à la recherche d’un(e) ADJOINT(E) DE DIRECTION pour notre organisation cliente sherbrookoise qui œuvre dans le domaine de l’employabilité, l’intégration et la formation.

Voici les RESPONSABILITÉS que vous aurez :

Direction générale

·       Assurer une gestion efficace de l'agenda du directeur et s'assurer de la planification des rendez-vous et des réunions de travail, assurer un temps adéquat entre les réunions

·       Fournir le support administratif au directeur général pour le déroulement des activités du bureau, rédaction de lettres et notes de service

·       Coordonner la logistique entourant les diverses rencontres et évènements auxquels le DG participe et en assurer la supervision générale

·       Préparer différents documents ou présentation en lien avec les séminaires et les réunions

·       S'assurer que chacun des dossiers relatifs à une réunion à venir est prêt

·       Prendre les appels et effectuer le suivi des messages téléphoniques destinés à la Direction

·       Tenir à jour le bottin de cartes professionnelles

·       Gérer les correspondances de la Direction

·       Organiser les réunions du comité de direction, du comité de coordination, du Conseil d'administration, préparer les réunions, rassembler le matériel de présentation ainsi qu'effectuer les suivis sur les points à suivre

·       Gestion des comptes de dépenses

·       Classement efficace des dossiers physiques et informatiques

Soutien administratif

·       Planifier et organiser les rencontres du personnel

·       Tenir à jour les dossiers des clients et partenaires

·       Reproduction de documents et rapports

·       Assurer la circulation efficace de l'information interne

·       Révision et correction de textes

·       Tenir à jour inventaire du matériel d'emprunt

·       Gestion du courriel central

·       Effectuer les achats de fourniture de bureau, mobilier, matériel (cuisine, salle de bain, etc.) et voir à la propreté des lieux

·       Accueillir la clientèle et les fournisseurs ( Shred-it- bouteille d'eau, etc)             

·       Gestion des clefs du bureau, du système d'alarme et téléphonique

·       Fournir du soutien au personnel (téléphone, messagerie-boite vocale, télécopieurs, courriel, envois de courrier, etc.)

Voici les APTITUDES qu’ils recherchent :

·       Avoir un grand sens de l'éthique

·       Avoir facilité à travailler en équipe et avec le public

·       Avoir une excellente organisation

Voici les ATOUTS à posséder :

·       Bonne maitrise de l'environnement Windows et la Suite Office

·       Avoir 8 à 10 ans d’expérience dans le domaine

·       Français parlé et écrit : 5/5

·       Anglais parlé et écrit : 4/5

Postulez dès aujourd’hui!